Betriebsklima verbessern heißt Erfolg steigern
Das Betriebsklima ist ein sehr wichtiger Faktor. Es kann den Erfolg des ganzen Unternehmens beeinflussen. Das dürfte jedem bekannt sein. Speziell bei kleinen und mittelständischen Unternehmen, in dem jeder jeden kennt ist dies ein essentieller Faktor.
Deshalb suchen Arbeitgeber regelmäßig nach Methoden und Wegen, um das Betriebsklima verbessern zu können zum Beispiel:
- Betriebsausflüge
- Betriebsfeier
- Gemeinsames Mittagessen auf Kosten der Firma
- Sonderurlaub
Doch jetzt fragen Sie sich bestimmt zurecht, was eine digitale Zeiterfassung mit dem Arbeitsklima zu tun hat. Wir sagen es Ihnen: Eine ganze Menge! Welche das sind zeige ich Ihnen hier in meinem Gastartikel.
Transparenz – für beide Seiten
Wer kennt es nicht: Sie als Chef beschweren sich beim Mitarbeiter, weil dieser mal wieder vergessen hat seinen Stundenzettel im Büro abzugeben, oder gar ihn auszufüllen. Dieser reicht den Zettel dann vielleicht mehrere Tage später ein und am Ende kann keiner mehr nachvollziehen, ob die dort aufgeschriebenen Zeiten wirklich stimmen.
Genau anders herum sieht es dann bei der Gehaltsabrechnung aus. Der Mitarbeiter erhält das Dokument und beschwert sich umgehend beim Chef, weil er mit mehr Stunden und im Endeffekt mit mehr Geld gerechnet hat. Im Prinzip könnte dies einfach ein Fehler beim Eintragen gewesen sein oder ein nicht eingereichter Stundenzettel, also nicht zwangsläufig mit Absicht und zum Nachteil des Anderen.
Sie sehen schon worauf ich hinaus will: an vielen Punkten der Zeiterfassung ist das Konfliktpotential extrem hoch. Dafür gibt es einen Hauptgrund, nämlich die fehlende Transparenz. Keiner traut dem anderen und jeder versucht seinen Vorteil aus der Situation zu ziehen.
Das kann auf Dauer zu immer wiederkehrenden Auseinandersetzungen führen und auf jeden Fall nicht das Betriebsklima verbessern.
Nachweise für alle Parteien einsehbar
Mit einer digitalen Zeiterfassung sieht dieser Prozess deutlich anders und entspannter aus. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten je nach Einsatzgebiet zusammen am Tablet, oder einzeln am Handy erfassen.
Ein Tablet eignet sich beispielweise optimal bei stationär angestellten Mitarbeiter. Die inbegriffene Handyapplikation eignet sich hingegen perfekt für Mitarbeiter, die während der Arbeitszeit unterwegs sind, zum Beispiel auf einer Baustelle oder bei einem Kundenbesuch.
Der Mitarbeiter stempelt sich also mit der mobilen Zeiterfassungsappein und erfasst zudem die Pausen und das Ende seiner Arbeitszeit. Alle Zeiten werden sofort mit dem Account von Ihnen synchronisiert. Jede Zeitstempelung ist somit direkt für Sie einsehbar. Transparenter geht es nicht. Und der Mitarbeiter profitiert in Zuge dessen ebenfalls. Dieser hat nämlich auch Einblick auf seine erfassten Zeiten, inklusive der Pausen und alles Weitere. Selbstverständlich kann der Mitarbeiter jedoch nicht die Zeiten der anderen Mitarbeiter einsehen, da das gesetzlich nicht erlaubt ist.
Im Endeffekt wird der gesamte Prozess deutlich transparenter und kann somit deutlich das Betriebsklima verbessern. Sie als Arbeitgeber sehen jederzeit wann der Mitarbeiter arbeitet. Zusätzlich ist dieser nicht mehr auf die Stundezettel angewiesen. Der Mitarbeiter kann seinen erhaltenen Gehaltszettel ganz einfach mit den erfassten Zeiten in seiner App vergleichen. Beide Parteien sind deutlich entspannter und die Differenzen mit der Zeiterfassung sind ad acta gelegt.
Überstunden abbauen leicht gemacht
Das Arbeitsklima kann zusätzlich gestört werden, wenn es andauernd um das leidige Thema Überstunden geht. Niemand erfasst sie so richtig und weder Sie als Arbeitgeber, noch Ihre Arbeitnehmer wissen, wie viele Überstunden wann abgebaut werden können. Um das Betriebsklima verbessern zu können empfiehlt es sich auch hier auf eine digitale Zeiterfassung umzusteigen.
Zusätzlich zu der Zeiterfassung können Sie hier die sogenannten Sollstunden für jeden Mitarbeiter festlegen. Somit erfassen die Mitarbeiter Ihre Überstunden automatisch, ohne etwas zusätzlich machen zu müssen.
Arbeitet ein Mitarbeiter mit einer Sollarbeitszeit von 8 Stunden beispielsweise 9 Stunden, dann erkennt das System dies automatisch und bucht die Differenz als Überstunden. So ist jeder Beteiligte zu jeder Zeit super informiert und es entstehen keine unnötige Diskussionen. Das ist ein weitere Aspekt der digitalen Zeiterfassung, der das Betriebsklima verbessern kann.
Fazit
Wie wir gerade festgestellt haben kann eine herkömmliche Zeiterfassung an vielen Stellen zu Konflikten führen. Das gegenseitige Vertrauen leidet darunter stark. Dies hat im Endeffekt Einfluss auf das ganze Unternehmen. Bei kleinen Unternehmen sind die Folgen hiervon sogar noch gravierender. Stellen Sie sich einmal einen 4-Mann-Betrieb vor, bei dem die Mitarbeiter nicht mehr mit dem Chef reden und andersrum. Die Produktivität sinkt und jeder versucht nur noch den anderen zu überwachen und den Vorteil aus der Zeiterfassung zu ziehen.
Bei einer digitalen Zeiterfassung sind alle Zeiten transparent und sicher hinterlegt. Alle können zu jeder Tages- und Nachtzeit darauf zugreifen (Die Mitarbeiter selbstverständlich nur auf Ihre eigenen Zeiten und Sie als Chef auf alle). Zusätzlich sind die schon erwähnten Überstunden endlich sauber und strukturiert erfasst, was die Abrechnung um ein Vielfaches einfacher macht.
Zum Autor
Patrick Grom leitet die Content Kreation des Crewmeister Magazins.
Das Crewmeister Magazin ist eine Online-Quelle für Geschäftsführer kleiner Unternehmen und gehört zur ATOSS Aloud GmbH, einem der führenden Anbieter von Personalsoftware für kleine Betriebe in Deutschland.
In dieser Rolle schreibt Patrick Grom besonders viel über Digitalisierung und Verwaltungsaufwand.
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