Zeiterfassung ist ein wichtiges Werkzeug
Zeiterfassung ist nicht gerade ein Trendwort. Trotzdem sollte sie zu einem der wichtigsten Werkzeuge eines jeden Handwerkers gehören. Eine gute Zeiterfassung erfasst nicht nur die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter für die monatliche Lohnabrechnung, sondern kann auch dabei helfen herauszufinden, in welchen Bereichen du Geld verlierst und wo du Geld verdienst.
Im Rahmen der Digitalisierung sind einige neue Systeme auf den Markt gestoßen die dir hier helfen wollen. Trotzdem erfasst weiterhin ein großer Teil der Handwerker in Deutschland die Arbeitszeiten mit einer Mischung aus Stundenzetteln, Regieberichten und Excel. Ich habe einmal überprüft für welchen Handwerksbetrieb das ausreicht und wann du schnellstmöglich umsteigen solltest.
Excel reicht für Einzelunternehmer oft aus
Zunächst einmal ist Microsoft Excel für dich kostenlos, zumindest bis auf den Kaufpreis. Für dich entstehen keine direkten Kosten für Features, da bereits alles inbegriffen ist. Außerdem kannst du das Programm auch für andere Zwecke benutzen wie zum Beispiel für deine Lohnbuchhaltung oder für Kundenkarteien. Der anfängliche Anschaffungspreis verteilt sich also auf einen großen Nutzen.
Zudem kannst du mit dem Programm auch die Urlaubsplanung für dich und deine Mitarbeiter in Angriff nehmen. Diese geht schließlich Hand in Hand mit der Arbeitszeiterfassung. So kannst du immer sehen, welcher Mitarbeiter wann arbeitet und wann nicht.
Für Selbstständige ohne feste Mitarbeiter reicht Microsoft Excel also aus. Doch sobald du Mitarbeiter anstellst, die den Mindestlohn beziehen wird es schon schwieriger. Diese unterliegen nämlich den Dokumentationspflichten des Mindestlohngesetzes an welche du dich als Arbeitgeber halten musst.
Ab zwei Mitarbeiter gibt es bereits Probleme
Ab zwei Mitarbeitern wird es bereits schwieriger, deine Zeiterfassung mit Excel zu organisieren. Dies liegt zum einen an der schon erwähnten aufwendigen Dokumentation des Mindestlohns und auf der anderen Seite an den alt bewährten Stundenzetteln die im Handwerk immer noch sehr beliebt sind.
Vielleicht kommt dir dieses Beispiel vertraut vor. Deine Mitarbeiter schreiben ihre Arbeitszeiten auf eben jene Stundenzettel und geben sie meist Freitagnachmittag bei dir im Büro ab. Dir bleibt dann nichts Anderes übrig als diesen Berg von Stundenzetteln am Wochenende abzuarbeiten und alle Arbeitszeiten in ein Excel-Dokument zu übertragen. Das nervt und kostet Zeit. Zeit, die man durchaus sinnvoller nutzen kann.
Der zeitliche Aufwand ist jedoch nicht der einzige Nachteil den du als Arbeitgeber zu tragen hast. Viele Stundenzettel sind nicht komplett ausgefüllt und du musst den Mitarbeitern hinterhertelefonieren. Es kann auch vorkommen, dass du Stundenzettel auf Grund der unleserlichen Handschrift deines Angestellten nicht entziffern kannst. Deine Mitarbeiter haben zusätzlich keine Transparenz und können am Ende des Monats nicht genau verfolgen, ob ihre geleisteten Arbeitsstunden auch tatsächlich abgerechnet wurden.
Für Arbeitgeber von kleinen Betrieben ist die Erfassung der Arbeitszeit mit Microsoft Excel also bereits ein sehr umständliches Prozedere. Der Verwaltungsaufwand steigt von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weiter an. Die Lösung hierbei liegt also im Umstieg auf eine moderne Zeiterfassung.
Umstieg auf moderne Lösung lohnt sich langfristig
Moderne Zeiterfassungen – auch Cloud-Lösungen genannt – zur Arbeitszeiterfassung sind online-basierte Systeme die du direkt über deinen Browser bedienen kannst. Du sparst dir also jegliche Installationen und kannst sowohl mit dem Computer, Laptop oder Tablet als auch mit deinem Handy auf das Programm zugreifen und Arbeitszeiten erfassen. Gleiches gilt natürlich auch für deine Belegschaft.
Vor allem als Chef eines Handwerkerbetriebs solltest du darauf achten, dass der jeweilige Anbieter auch eine Offline-Funktion bereitstellt. Deine Mitarbeiter sind bestimmt auch an abgelegenen Orten im Einsatz und sollten trotzdem in der Lage sein, die Arbeitszeit ordnungsgemäß zu erfassen. Das ist hiermit garantiert.
Die Vorteile der modernen Zeiterfassung sind leicht erklärt. Wie oben schon erwähnt, verringert sich dein Bürokratischer Aufwand enorm. Deine Mitarbeiter müssen sich lediglich vor und nach der Arbeit mit ihrem Handy einstempeln und nicht mehr Stundenzettel ausfüllen. Die Daten bekommst du auf einen Computer geschickt und musst sie nur noch ausdrucken. Somit erübrigt sich das Übertragen in die Excel Tabelle.
Außerdem bist du bei eventuellen Zollkontrollen auf der sicheren Seite, da sämtliche Arbeitszeiten bereits vollständig und geordnet auf deinem Computer gespeichert sind. Mit einem Klick auf „Drucken“ kannst du den Zoll vorweisen, dass alle Zeiten deiner Belegschaft ordnungsgemäß erfasst wurden.
Durch die GPS-Funktion der meisten Online-Zeiterfassungen kannst du dir auch sicher sein, dass deine Mitarbeiter am richtigen Arbeitsort sind. Die App sendet ein Signal zu Beginn der Arbeit sowie zum Ende eines Arbeitstages. Zudem kannst sowohl du als Arbeitgeber als auch deine Arbeitnehmer klar und minutengenau nachvollziehen wie viel tatsächlich gearbeitet wurde. Arbeitszeitbetrug und Misstrauen gehört in deinem Betrieb der Vergangenheit an.
Fazit
Zusammenfassend ist Excel eine günstige Software, um Arbeitszeiten in deinem Betrieb zu erfassen. Bei Selbstständigen oder Einzelunternehmern reicht diese Software oft aus. Doch schon bei einem oder zwei Angestellten empfehle ich dir, auf eine Online-Zeiterfassung umzusteigen. So reduzierst du deinen Verwaltungsaufwand und bist stets auf einen nicht angemeldeten Zollbesuch vorbereitet. Deine Arbeitnehmer werden diese Art der Zeiterfassung ebenfalls mögen, weil sie auf der einen Seite einen besseren Einblick in ihre geleistete Arbeit haben und sich auf der anderen Seite nicht mehr länger mit den lästigen Stundenzetteln herumschlagen müssen.
Zuletzt kannst du dich endlich wieder aufs Kerngeschäft fokussieren, nämlich deinem Handwerk!
Zum Autor
Patrick Grom leitet die Content Kreation des Crewmeister Magazins.
Das Crewmeister Magazin ist eine Online-Quelle für Geschäftsführer kleiner Unternehmen und gehört zur ATOSS Aloud GmbH, einem der führenden Anbieter von Personalsoftware für kleine Betriebe in Deutschland.
In dieser Rolle schreibt Patrick Grom besonders viel über Digitalisierung und Verwaltungsaufwand.
Der Artikel enthält Verlinkungen zu Angeboten des Gastautors und ist daher hiermit als Werbung gekennzeichnet. Hinweis: Der Blogbetreiber erhält keine Vergütung für die Veröffentlichung dieses Artikels oder den Kauf/die Buchung von verlinkten Produkten.